Cartas combinadas I

La creación de cartas combinadas o combinación de correspondencia sirve para enviar un mismo documento a una serie de usuarios previamente registrados o insertados en una base de datos.
Para combinar correspondencia existen dos opciones:
Crear un documento nuevo y una nueva base de datos.
Utilizar un documento ya creado y base de datos ya creada.

Proceso para la combinación de cartas:
1º. Pulsamos menú Herramientas-->Cartas y correspondencia-->Combinar correspondencia.
2º. Elegir el tipo de documento que vamos a combinar:
· Cartas
· Sobres
· Etiquetas
· Lista de direcciones
3º. Utilizar el documento actual (es decir el documento que se está utilizando en ese momento) o bien utilizar uno existente.
4º. Seleccionar destinatarios:
· Utilizando una lista existente.
· Seleccionando la lista del Outlook.
· Escribir una lista nueva de usuarios. Si elegimos esta opción tendremos que pulsar el botón Crear. Aparecerá una ventana en la que introduciremos los datos de los destinatarios, pulsando el botón Nueva entrada cada vez que completemos un destinatario. Cuando terminemos de introducir los destinatarios pulsaremos el botón Cerrar. Automáticamente se abrirá otra ventana que nos pedirá guardar el documento de base de datos donde se encuentran los destinatarios.
5º. Terminamos el documento y colocamoe el cursor en el sitio que queramos que aparezca, por ejemplo el nombre, y pulsamos el botón de la derecha Más elementos. Se abre una ventana en la que seleccionaremos el campo que queremos insertar, por ejemplo el nombre, y pulsamos en el botón Insertar. Utilizamos esta opción tantas veces como campos queramos insertar en el documento.
6º. Vista previa de las cartas. Antes de terminar la combinación, Word nos da la opción de ver las cartas y corregirlas por si hubiese algún fallo.Pulsar el botón Completar la combinación (una vez que pulsamos esta opción, se creará un documento con tantas páginas como destinatarios existan).