Se accede desde menú Global -> Empresas o desde el botón de acceso directo de la barra de herramientas. Se utiliza para añadir nuevas empresas, modificar datos de las empresas ya existentes y liberarlas cuando sea necesario (cuando se bloquean por corte de luz o algún bloqueo imprevisto).
Al pulsar el botón Añadir empresa y aparecerá una ventana con dos pestañas.
Pestaña Datos generales, campos:
- Código: Cifra de dos dígitos que elegiremos a nuestro gusto.
- Nombre: Nombre de la empresa.
- CIF/NIF
- Código Edi (EAN): Código alfanumérico de 17 dígitos. Se rellena para los usuarios que vayan a realizar importaciones y exportaciones Edi.
- Administrador: Persona encargada de la empresa.
- Domicilio, población, provincia, código postal, teléfono, fax y e-mail.
- Clave: Para poner uma contraseña para el acceso a la empresa.
- Nivel de seguridad: Nivel de seguridad correspondiente a la empresa. El usuario que trabaje con esa empresa debe tener un nivel igual o superior al de la empresa o no tendrá acceso a la misma.
- Imagen logo: Ruta para el fichero del logotipo. Se puede dejar transparente con la opción Fondo transparente (este logo aparecerá en todos los documentos relacionados con la empresa).
- Aplicar punto verde en venta: Marcando esta opción la ficha de artículo recogerá el importe de la tasa por punto verde para farcturar dicho artículo. La tasa varía según el material y el peso del envase.
- Pago dual en facturación: Se visualizará cuando la moneda de la empresa sea el euro. Al seleccionarlo aparecen varios campos que permiten realizar cobros y pagos en pesetas o euros.
Los campos de la pestaña Importación son:
- Empresa origen: origen de los datos a importar.
- Datos a importar: Selecciona los datos que quieras que se importen de la empresa origen.
· Stock de productos: Si se activa, se habilita en Características el campo de importar Coste del stock.
· Pedidos pendientes a proveedores: Si los pedidos fuesen parciales, se generan pedidos con las cantidades pendientes.
· Pedidos pendientes de clientes: Ocurre al igual que con los Pedidos pendientes a proveedores.
- Características de la nueva empresa
· Capturar unidades por envase: Se puede personalizar los literales de unidades y envases.
· Convertir en euros: Seleccionado por defecto desde 01/01/02, permite convertir en euros la nueva empresa.
· Importar el coste del stock: Los registros del stock se irán actualizando en el Acumulade de entradas de cada artículo y se crearán registros que representen la importación en el Historial de movimientos.
martes, 17 de marzo de 2009
Agentes (comerciales)
Menú Sistema -> Agentes
La opción Agentes se relaciona con los comerciales de una empresa. Cuando se realiza una venta puede intervenir un agente comercial, el cual tendrá una determinada comisión.
Además del menú sistema podremos acceder a los agentes por el botón Agentes de la barra de herramientas. De no existir este botón podemos agregarlo desde el menú Útil -> Perfiles de usuario -> Barra de botones, de la misma forma que lo hacíamos en Microsoft Word, arrastrando el botón hasta la barra de herramientas.
Al pulsar el botón Añadir, aparecen los siguientes campos:
- Código del agente: tres caracteres alfanuméricos.
- Apellidos y nombre.
- DNI o CIF del agente.
- Dirección, población, código provincia, código postal, teléfono y fax.
- IRPF: el % de retención de la empresa al agente.
- Comisión descuento 1-6: el agente puede recibir hasta seis tipos distintos de comisiones por ventas, que estarán relacionados con los seis tipos de descuentos de los artículos. El programa calculará una media para establecer el tipo de comisión.
- Código del departamento: el departamento al que pertenezca el comercial.
- Atípicas: donde se recogen situaciones (promociones, lanzamientos…) en las que al agente se le apliquen comisiones diferentes a las habituales.
La opción Agentes se relaciona con los comerciales de una empresa. Cuando se realiza una venta puede intervenir un agente comercial, el cual tendrá una determinada comisión.
Además del menú sistema podremos acceder a los agentes por el botón Agentes de la barra de herramientas. De no existir este botón podemos agregarlo desde el menú Útil -> Perfiles de usuario -> Barra de botones, de la misma forma que lo hacíamos en Microsoft Word, arrastrando el botón hasta la barra de herramientas.
Al pulsar el botón Añadir, aparecen los siguientes campos:
- Código del agente: tres caracteres alfanuméricos.
- Apellidos y nombre.
- DNI o CIF del agente.
- Dirección, población, código provincia, código postal, teléfono y fax.
- IRPF: el % de retención de la empresa al agente.
- Comisión descuento 1-6: el agente puede recibir hasta seis tipos distintos de comisiones por ventas, que estarán relacionados con los seis tipos de descuentos de los artículos. El programa calculará una media para establecer el tipo de comisión.
- Código del departamento: el departamento al que pertenezca el comercial.
- Atípicas: donde se recogen situaciones (promociones, lanzamientos…) en las que al agente se le apliquen comisiones diferentes a las habituales.
Añadir Clientes
Cuando pulsamos el botón Añadir clientes, aparecerá una ventana con siete pestañas.
Para acceder pulsa menú Sistema -> Clientes
- General
En esta pestaña añadiremos los datos generales de los clientes, como el nombre, teléfono, dirección, provincia, si pertenece o no a un determinado grupo de clientes, el DNI (el ordenador calcula automáticamente la letra), el código EDI (intercambio de datos electrónicos que se usa en las exportaciones)…
- Comercial
Esta pestaña se usará para introducir todo lo relacionado con los datos comerciales.
· Agente: representante comercial.
· Formas de pago: forma de pago habitual del cliente.
· Descuento especial: descuento extra que se aplicará por distintos motivos.
· Descuento por pronto pago: pago anticipado.
· Tipo de descuento: descuento que tomará el cliente por cada artículo por defecto, es decir, cuando se da de alta un artículo, se le pueden aplicar hasta cinco tipos de descuento. En este campo se introducirá un número del uno al cinco.
· Riesgo máximo autorizado: cantidad máxima a pagar permitida a ese cliente.
· Riesgo alcanzado: deuda actual pendiente de pago.
· Transportistas: código del transportista que utiliza habitualmente nuestro cliente.
· Recargo de equivalencia: casilla de verificación que se marcará si el cliente es minorista.
· Aplicar precio mayorista: casilla de verificación que se marcará para relacionar al cliente con los precios mayoristas.
- Bancos
Se introducirán los datos bancarios del cliente como el banco, entidad, agencia, dígito control y número de cuenta.
- Direcciones
Cuando el cliente tiene más de una dirección o la dirección fiscal no coincide con el domicilio social, incluiremos una nueva dirección en esta pestaña.
- Contab (contabilidad)
Sólo estará activo si tenemos enlazado el programa con ContaPlus.
- Atípicas
Desde esta pestaña se establece las condiciones de venta especiales para cada cliente con respecto a un artículo o a una familia en un periodo determinado y con unos tipos de descuentos específicos.
Para acceder pulsa menú Sistema -> Clientes
- General
En esta pestaña añadiremos los datos generales de los clientes, como el nombre, teléfono, dirección, provincia, si pertenece o no a un determinado grupo de clientes, el DNI (el ordenador calcula automáticamente la letra), el código EDI (intercambio de datos electrónicos que se usa en las exportaciones)…
- Comercial
Esta pestaña se usará para introducir todo lo relacionado con los datos comerciales.
· Agente: representante comercial.
· Formas de pago: forma de pago habitual del cliente.
· Descuento especial: descuento extra que se aplicará por distintos motivos.
· Descuento por pronto pago: pago anticipado.
· Tipo de descuento: descuento que tomará el cliente por cada artículo por defecto, es decir, cuando se da de alta un artículo, se le pueden aplicar hasta cinco tipos de descuento. En este campo se introducirá un número del uno al cinco.
· Riesgo máximo autorizado: cantidad máxima a pagar permitida a ese cliente.
· Riesgo alcanzado: deuda actual pendiente de pago.
· Transportistas: código del transportista que utiliza habitualmente nuestro cliente.
· Recargo de equivalencia: casilla de verificación que se marcará si el cliente es minorista.
· Aplicar precio mayorista: casilla de verificación que se marcará para relacionar al cliente con los precios mayoristas.
- Bancos
Se introducirán los datos bancarios del cliente como el banco, entidad, agencia, dígito control y número de cuenta.
- Direcciones
Cuando el cliente tiene más de una dirección o la dirección fiscal no coincide con el domicilio social, incluiremos una nueva dirección en esta pestaña.
- Contab (contabilidad)
Sólo estará activo si tenemos enlazado el programa con ContaPlus.
- Atípicas
Desde esta pestaña se establece las condiciones de venta especiales para cada cliente con respecto a un artículo o a una familia en un periodo determinado y con unos tipos de descuentos específicos.
Botones especiales menú Clientes
- Gráficos: Desde esta opción es posible la visualización gráfica de la facturación anual del cliente.
- Copiar: Cuando existen clientes con características muy parecidas, es conveniente realizar una copia del cliente modificando solamente sus datos generales o pequeños datos concretos.
- Etiquetas: Realiza la impresión de etiquetas con los datos identificativos de los clientes para utilizarlos en los distintos documentos dirigidos a ellos.
- Copiar: Cuando existen clientes con características muy parecidas, es conveniente realizar una copia del cliente modificando solamente sus datos generales o pequeños datos concretos.
- Etiquetas: Realiza la impresión de etiquetas con los datos identificativos de los clientes para utilizarlos en los distintos documentos dirigidos a ellos.
Tablas generales: Rappels
En este apartado se reflejarán los descuentos por volumen de compra.
Al acceder a esta opción aparecen los siguientes campos:
- Tipo de rappel: Tres dígitos que identifican al rappel.
- Límite inferior: Cantidad mínima de compra para aplicar el rappel.
- Límite superior: Cantidad máxima de compra para aplicar el rappel.
- % de descuento: Descuento acordado que se basa en el límite inferior y superior.
Al acceder a esta opción aparecen los siguientes campos:
- Tipo de rappel: Tres dígitos que identifican al rappel.
- Límite inferior: Cantidad mínima de compra para aplicar el rappel.
- Límite superior: Cantidad máxima de compra para aplicar el rappel.
- % de descuento: Descuento acordado que se basa en el límite inferior y superior.
viernes, 6 de marzo de 2009
Tablas generales: Bancos
La Tabla de bancos incluye datos generales de bancos con los que va a trabajar una empresa a lo largo de su vida comercial.
Acceder:
Menú Sistema -> Tablas generales -> Bancos
Con FacturaPlus podemos añadir nuevas entidades bancarias, modificar o eliminar las ya existentes, realizar consultas, imprimirlas, etc. Para llevar a cabo cualquiera de estas acciones únicamente hay que pulsar el botón correspondiente de la barra de herrmanientas de la parte superior de la lista de bancos.
La ventana de introducción de datos contiene los siguientes campos:
Entidad Bancaria: Cuatro dígitos numéricos para la identificación de la entidad bancaria.
Agencia: Cuatro dígitos numéricos para la identificación de la agencia bancaria.
Nombre: Descripción de la entidad bancaria donde se encuentra la cuenta.
Sucursal: Descripción de la sucursal bancaria.
Dirección: Dirección de la entidad bancaria.
Código de Provincia: Campo compuesto por cuatro dígitos. Este campo anteriormente habrá sido definido en el menú de Tablas Generales, en la opción Provincias.
Población: Ciudad a la que corresponde la dirección.
País: País al que se corresponde el banco.
Teléfono: Número del teléfono del banco.
Fax: Fax del banco o sucursal.
Persona de Contacto: Campo destinado para introducir la persona o personas de contacto que tengamos en el banco.
Observaciones: Campo abierto para introducir cualquier anotación sobre el banco.
Acceder:
Menú Sistema -> Tablas generales -> Bancos
Con FacturaPlus podemos añadir nuevas entidades bancarias, modificar o eliminar las ya existentes, realizar consultas, imprimirlas, etc. Para llevar a cabo cualquiera de estas acciones únicamente hay que pulsar el botón correspondiente de la barra de herrmanientas de la parte superior de la lista de bancos.
La ventana de introducción de datos contiene los siguientes campos:
Entidad Bancaria: Cuatro dígitos numéricos para la identificación de la entidad bancaria.
Agencia: Cuatro dígitos numéricos para la identificación de la agencia bancaria.
Nombre: Descripción de la entidad bancaria donde se encuentra la cuenta.
Sucursal: Descripción de la sucursal bancaria.
Dirección: Dirección de la entidad bancaria.
Código de Provincia: Campo compuesto por cuatro dígitos. Este campo anteriormente habrá sido definido en el menú de Tablas Generales, en la opción Provincias.
Población: Ciudad a la que corresponde la dirección.
País: País al que se corresponde el banco.
Teléfono: Número del teléfono del banco.
Fax: Fax del banco o sucursal.
Persona de Contacto: Campo destinado para introducir la persona o personas de contacto que tengamos en el banco.
Observaciones: Campo abierto para introducir cualquier anotación sobre el banco.
jueves, 5 de marzo de 2009
Tablas generales: Divisas
Con este apartado podrán introducirse las diferentes monedas con las que se podrá trabajar en el programa, tanto para compras como para ventas.
Al acceder a esta opción aparecerá una ventana que reflejará la información más importante de las divisas.
Ventana de divisas
La ventana de introducción de datos contiene los siguientes campos:
o Código: Campo alfanumérico de tres dígitos para la identificación de la divisa.
o Nombre: Identificación de la divisa.
o Fecha Actualización: Última fecha de actualización del valor de la divisa.
o Zona Euro: Si activamos este campo, señala la divisa como moneda perteneciente a la UME (Unión Monetaria Europea). Si al añadir, selecciona esta opción, se activará el campo Tasa de conversión y el usuario sólo podrán introducir dicha tasa, que será el cambio oficial fijaso el 01 de enero de 1999, para las divisas que integran esta zona, que corresponde a la relación con 1 euro.
Si no activa este campo la moneda será considerado como zona no euro y tendrá activado sólo el campo Valor en Euros en la que introducirá el cambio de esa divisa con respecto al euro.
o Precios Unitarios: Este campo es configurable en el número de dígitos enteros y decimales del precio unitario.
- N.º dígitos enteros. Hasta 10 posiciones enteras.
- N.º dígitos decimales. Máximo 6 posiciones decimales.
o Resultados: En este campo configuraremos el número de dígitos enteros y decimales de los resultados de las divisas.
- N.º dígitos enteros. Hasta doce posiciones enteras.
- N.º dígitos decimales. Máximo 3 posiciones decimales.
o Selección de la Bandera: Elegiremos la bandera correspondiente a la nacionalidad de la divisa.
Altas de divisas
En este apartado, podrán introducirse las diferentes monedas con las que se podrá trabajar en el programa, tanto para compras como para ventas. Podremos configurar el número de dígitos enteros y decimales del precio unitario y de los resultados en divisas.
Para las monedas de la zona euro, marcaremos el check de zona euro y se activará el campo Tasa de zonversión, donde deberemos indicar la tasa de conversión oficial de esa moneda respecto al euro.
Para las demás monedas no pertenecientes a la zona euro, el tipo de cambio se fijará respecto a la zona euro. El programa ofrece a título informativo el tipo de cambio equivalente a la peseta resultante de la triangulación con el euro.
Ejemplo
Queremos añadir la divisa Dólar USA con su valor a 16/06/00, ese día la cotización fue 1 euro = 0´957 dólares o 1 dólar = 173´862 ptas. La forma de operar sería la siguiente, desde la ventana de divisas, haríamos clic en el icono de añadir, en código escribiríamos el códigp que queremos darle a la divisa por ejemplo USD, en nombre escribiríamos el nombre de la divisa, Dólar USA, dejaríamos sin marcar l “check” de Zona euro, y en la casilla valor en euros tenemos que escribir cuantos euros vale un dólar, como sabemos el valos de un euro en dólares, únicamente tenemos que calcular el inverso de esa cantidad:
1 dólar = 1/0´957 = 1´04493 euros
Escribiremos pues 1´04493, y automáticamente en la casilla valor pesetas nos aparece el cambio de 1 dólar en pesetas. A continuación sólo tenemos que escribir el número de enteros y decimales con los que vamos a trabajar en esa divisa.
Si la divisa a añadir fuera una divisa de la zona euro por ejemplo el marco alemán, el proceso sería el siguiente, introduciríamos el código por ejemplo DEM (este es el código ISO para el marco), en la desscripción podríamos escribir Marco alemán, marcaríamos el check de zona euro y en la casilla Tasa de conversión escribiremos el cambio fijo para el Marco que es 1 EUR = 1´95583 DEM.
Al acceder a esta opción aparecerá una ventana que reflejará la información más importante de las divisas.
Ventana de divisas
La ventana de introducción de datos contiene los siguientes campos:
o Código: Campo alfanumérico de tres dígitos para la identificación de la divisa.
o Nombre: Identificación de la divisa.
o Fecha Actualización: Última fecha de actualización del valor de la divisa.
o Zona Euro: Si activamos este campo, señala la divisa como moneda perteneciente a la UME (Unión Monetaria Europea). Si al añadir, selecciona esta opción, se activará el campo Tasa de conversión y el usuario sólo podrán introducir dicha tasa, que será el cambio oficial fijaso el 01 de enero de 1999, para las divisas que integran esta zona, que corresponde a la relación con 1 euro.
Si no activa este campo la moneda será considerado como zona no euro y tendrá activado sólo el campo Valor en Euros en la que introducirá el cambio de esa divisa con respecto al euro.
o Precios Unitarios: Este campo es configurable en el número de dígitos enteros y decimales del precio unitario.
- N.º dígitos enteros. Hasta 10 posiciones enteras.
- N.º dígitos decimales. Máximo 6 posiciones decimales.
o Resultados: En este campo configuraremos el número de dígitos enteros y decimales de los resultados de las divisas.
- N.º dígitos enteros. Hasta doce posiciones enteras.
- N.º dígitos decimales. Máximo 3 posiciones decimales.
o Selección de la Bandera: Elegiremos la bandera correspondiente a la nacionalidad de la divisa.
Altas de divisas
En este apartado, podrán introducirse las diferentes monedas con las que se podrá trabajar en el programa, tanto para compras como para ventas. Podremos configurar el número de dígitos enteros y decimales del precio unitario y de los resultados en divisas.
Para las monedas de la zona euro, marcaremos el check de zona euro y se activará el campo Tasa de zonversión, donde deberemos indicar la tasa de conversión oficial de esa moneda respecto al euro.
Para las demás monedas no pertenecientes a la zona euro, el tipo de cambio se fijará respecto a la zona euro. El programa ofrece a título informativo el tipo de cambio equivalente a la peseta resultante de la triangulación con el euro.
Ejemplo
Queremos añadir la divisa Dólar USA con su valor a 16/06/00, ese día la cotización fue 1 euro = 0´957 dólares o 1 dólar = 173´862 ptas. La forma de operar sería la siguiente, desde la ventana de divisas, haríamos clic en el icono de añadir, en código escribiríamos el códigp que queremos darle a la divisa por ejemplo USD, en nombre escribiríamos el nombre de la divisa, Dólar USA, dejaríamos sin marcar l “check” de Zona euro, y en la casilla valor en euros tenemos que escribir cuantos euros vale un dólar, como sabemos el valos de un euro en dólares, únicamente tenemos que calcular el inverso de esa cantidad:
1 dólar = 1/0´957 = 1´04493 euros
Escribiremos pues 1´04493, y automáticamente en la casilla valor pesetas nos aparece el cambio de 1 dólar en pesetas. A continuación sólo tenemos que escribir el número de enteros y decimales con los que vamos a trabajar en esa divisa.
Si la divisa a añadir fuera una divisa de la zona euro por ejemplo el marco alemán, el proceso sería el siguiente, introduciríamos el código por ejemplo DEM (este es el código ISO para el marco), en la desscripción podríamos escribir Marco alemán, marcaríamos el check de zona euro y en la casilla Tasa de conversión escribiremos el cambio fijo para el Marco que es 1 EUR = 1´95583 DEM.
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