Plantillas

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos.
Puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc.
Es un documento de Word cuyo tipo de documento es plantilla de documento (.dot)La principal característica es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.

Un ejemplo de plantilla es Normal.dot. Cada vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dot.
Word asigna la plantilla Normal.dot automáticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.
En el menú Formato, Fuente, hay un botón llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando la plantilla Normal.dot.


Utilización de las plantillas de Word

Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el menú Archivo. No utilizar el icono de la barra estándar, ya que si lo hacemos se abrirá un nuevo documento en blanco con la plantilla predeterminada.
Si lo hacemos de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento.
Este panel permite realizar algunas de las cosas más habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. También nos permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla.


Posibilidades a la hora de elegir una plantilla:

Plantillas de Microsoft.com, este sitio web de Microsoft donde hay varias plantillas que se pueden utilizar, si intentas abrir una, aparecerá un cuadro de diálogo para que aceptes instalar el componente Microsoft Office Template.
Plantillas de mis sitios Web, te permite elegir un sitio web para abrir una plantilla.
Plantillas generales... , permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador. Esta es la más utilizada. Al hacer clic veremos el cuadro de diálogo Plantillas que contiene varias pestañas o fichas.

Selecciona el tipo de plantillas que quieras usar y haz doble clic en la plantilla que nos interese.
Asegurarse que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no deseamos modificar la plantilla.

Ahora sale un documento con la forma de la plantilla elegida, en el que tendremos que sustituir los nombres genéricos de la plantilla como Compañia por el nombre que deseemos, y escribir los datos adecuados en los lugares donde dice Haga clic aquí y escriba.

Ahora guardamos el documento como haríamos normalmente para así dejar la plantilla en su estado original. De esta forma, podemos crear tantos documentos como deseemos sin preocuparnos de mantener la plantilla inicial.


Modificar plantillas

Para modificar una plantilla ya existente:
- Primero debe abrirse (Nuevo documento-> Plantillas generales).
- Selecciona la ficha donde esté la plantilla.
- Haz doble clic sobre la plantilla elegida.
- Donde aparece Crear nuevo (abajo derecha) seleccionar Plantilla, para que cuando guardemos lo guarde como plantilla y no como documento.
- Dale a Aceptar.
- Modifica lo que quieras del diseño (fuente y formato de letras, tamaño, situación de los textos…)
- Selecciona Guardar como… del menú Archivo para guardar nuestra plantilla modificada.
- Escribe el nombre que quieras ponerle y pulsa sobre Guardar.
Observar que cuanto le damos a Guardar como, Word nos lleva a la carpeta plantillas. Se deben guardar aquí para que aparezca en General cuando queramos abrirla. El tipo de archivo aparece como Plantilla de documento, ya que al crearla elegimos Crear nuevo Plantilla.
Para utilizar nuestra plantilla abrirla como si fuese una plantilla normal.


Crear plantillas a partir de documentos Word

1.- Diseñar el documento Word: Modifícalo para darle el aspecto de plantilla. Se pueden incluir campos del tipo “Escriba aquí…”.
2.- Guardar como plantilla: Selecciona Guardar como del menú Archivo.
3.- Elige Plantilla de documento en el tipo de archivo.
4.- Escribir el nombre de la plantilla.
5.- Pulsar Aceptar.


Elementos que se guardan en una plantilla

- Características de formato
- Estilos que se definan.
- Modificaciones de la barra de herramientas añadiendo o quitando iconos.
- Las creaciones o modificaciones de Autotexto.
- Creaciones o modificaciones de Macros.


Crear documentos con ayuda del asistente

El asistente nos guía para crear un tipo de documento que sigue unos pasos establecidos.
Diponemos de asiastente en:
1.- Cartas y faxes (cartas, etiquetas postales, faxes, sobres).
2.- Memorandos.
3.- Otros documentos (agendas, calendarios, conversión por lotes, currículos).

Al seleccionar un asistente lo primero que nos sale es un diálogo para escoger el tipo de documento que vamos a crear (por ejemplo, en cartas una carta simple o para varios destinatarios).

Tomemos por ejemplo el asistente para cartas:
- En la primera pestaña se puede elegir que aparezca la fecha y el encabezado o pie de página y el formato. Se puede escoger entre los distintos diseños de página (incluso los creados por nosotros mismos) y el estilo de carta. Por último oidremos elegir si queremos un membrete. Una vez elegidas las opciones que deseemos pulsaremos en Siguiente o sobre la segunda pestaña.
- Aquí se puede seleccionar la dirección del destinatario, un saludo para comenzar la carta.
- Con estas dos pestañas ya se le puede dar a Finalizar y tendremos nuestra carta preparada para introducir ls datos. Las otras dos pestañas son opciones extras del asistente.